Ghi chép và lưu giữ hồ sơ trong làm tiêu chuẩn

Việc ghi chép có thể là ghi tay, đánh máy, hoặc sử dụng phần mềm. Ảnh: NTD

Bài này, tôi sẽ nói rõ về sự cần thiết của việc ghi chép hồ sơ trong sản xuất nông nghiệp.

Hồ sơ là gì?

Trước hết, hồ sơ về mặt hệ thống quản lý chất lượng được hiểu là bằng chứng cho thấy một (hoặc nhiều) công việc đã được làm, được hoàn tất.Hồ sơ bao gồm thông tin cơ bản của công việc đã thực hiện. Ví dụ như, ta làm công việc bón phân, thông tin cơ bản sẽ là loại phân bón đó là gì (đạm, lân, kali hay vi lượng hay hữu cơ), nhà sản xuất là ai (Bình Điền, Phú Nông hay Đạm Phú Mỹ), sử dụng cho loại cây trồng nào (cây ăn trái, rau ăn lá hay ăn củ), liều lượng là bao nhiêu, bón hồi nào, bón kiểu nào (rải thẳng lên đất hay pha ra và tưới vô gốc).

Hồ sơ được tạo ra như thế nào?

Để có hồ sơ, ai đó sẽ phải ghi chép hoặc nhập dữ liệu. Chẳng hạn như, công việc bón phân do ta thực hiện, như vậy ta sẽ ghi chép hồ sơ. Nhưng phân bón là của công ty làm, ta chỉ mua về sử dụng, ta cần bằng chứng cho thấy loại phân bón ta mua là gì, ai sản xuất, khối lượng bao nhiêu, còn sử dụng được hay không. Vậy nên người bán sẽ phải ghi chép những thông tin này vào hoá đơn mua hàng, hoặc phiếu giao hàng và đưa nó cho ta.

Liên quan đến bón phân cho cây trồng, ta có ít nhất hai loại hồ sơ: hồ sơ về thông tin phân bón sử dụng do đại lý bón phân cung cấp; hồ sơ về thông tin chi tiết quá trình bón phân do người trồng tự ghi chép.

Việc ghi chép có thể là ghi tay, đánh máy, hoặc phần mềm ứng dụng.

Tại sao phải có hồ sơ?

Để phân bón được bán trên thị trường một cách hợp pháp, nhà sản xuất và đại lý phải tuân thủ một số quy định của luật pháp. Liên quan đến môi trường và chất lượng, phân bón phải đảm bảo về hàm lượng cho phép của kim loại nặng có trong sản phẩm. Về mặt chất lượng, phân bón phải đảm bảo hàm lượng tối thiểu của dưỡng chất cung cấp. Như vậy, trước hết, việc có hồ sơ tức là có bằng chứng cho thấy nhà sản xuất và đại lý đang kinh doanh theo quy định của pháp luật, người nông dân đang sử dụng sản phẩm hợp pháp.

Ngoài ra, khi có sự cố xảy ra, hồ sơ sẽ hỗ trợ quá trình điều tra nguyên nhân xảy ra sự cố, cũng như thu hồi sản phẩm (nếu cần thiết). Ví dụ, đội ngũ KCS của nhà máy lấy mẫu đậu nành rau của tổ sản xuất A để kiểm tra các chỉ tiêu an toàn thực phẩm trước khi chế biến xuất khẩu. Kết quả phân tích cho thấy hàm lượng kim loại nặng vượt quá mức quy định. Khi đó, ngoài việc huỷ lô hàng, cán bộ của nhà máy sẽ phải làm việc với tổ sản xuất A để biết nguyên nhân vì sao nguyên liệu bị nhiễm, do phân bón, đất, nước hay thuốc bảo vệ thực vật sử dụng trong quá trình trồng?

Nếu hồ sơ quá trình trồng không có, việc điều tra sẽ không cho được nguyên nhân đúng, và như vậy vụ trồng sau vẫn tiếp tục nhiễm.Tổ sản xuất mất uy tín và không thể tiếp tục bán hàng cho nhà máy, còn nhà máy thì không đủ hàng hoá để xuất khẩu, hai bên đều thiệt hại.Ngược lại, nếu hồ sơ được ghi chép và cất giữ đầy đủ, nguyên nhân đúng sẽ được tìm ra. Chẳng hạn nếu nguyên nhân là do phân bón, thì tổ sản xuất sẽ phải nói chuyện với đại lý, khi đó có hai khả năng: hoặc là nông dân mua nhầm phân giả, hoặc là phân bón không đạt chất lượng. Khi đó sẽ điều tra tiếp theo để quyết định xem nên đổi đại lý hay đổi thương hiệu phân bón.

Kết luận

Ghi chép, lưu giữ hồ sơ là việc người nông dân nên làm để chứng minh cho việc sản xuất của mình hợp pháp và tạo ra được sản phẩm an toàn. Việc ghi chép cần phải trung thực, chính xác, đầy đủ thì mới có thể gia tăng lòng tin của bên mua và người tiêu dùng.

Kim Thanh (theo TGTT)

Ý kiến của bạn về bài viết

Không có chức năng bình luận cho bài viết này